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Bien accueillir ses stagiaires à distance



Est-ce qu’il faut apporter des crackers pour un Scrum Meeting ? Quand on dit de faire ça ASAP, c’est quel langage ? On s’est tous un jour senti perdu en arrivant pour la première fois dans une entreprise. Encore plus quand on commence à peine sa carrière. Comme pour les employés, il est important de soigner l’onboarding des stagiaires, surtout à distance. D’ailleurs, un bon accueil augmente de 25% la fidélité des salariés* ! Sans parler de l’amélioration de leur productivité...




Pourquoi soigner son onboarding ?


Un bon onboarding améliore de 11% l’efficacité des nouveaux arrivants*, et facilite, en plus, la vie des équipes. Grâce à un accueil bien rodé, on intègre plus facilement et surtout plus rapidement les nouveaux collaborateurs. Les RH l’ont bien compris et de nombreux outils et services se sont développés pour soigner l’arrivée des nouveaux. Et pas seulement pour l’efficacité.


Les collaborateurs ne sont plus considérés uniquement comme des membres de l’entreprise. Désormais, on les voit aussi comme des ambassadeurs de la marque qui vont contribuer à son rayonnement. Soigner leur intégration fait donc partie de la stratégie de marque des entreprises. Mais la Covid est venu compliquer la donne.


Avec le développement du télétravail, les équipes ne se rencontrent plus au bureau. Comment créer un esprit de groupe ? Comment intégrer une nouvelle recrue au sein de l’équipe ? Comment bien garder le contact ? Voici les bonnes pratiques et les bons outils qui vous aideront à bien accueillir vos stagiaires à distance.




Les bonnes pratiques pour l’accueil des stagiaires


Avant le stage


L’intégration peut commencer avant même l’arrivée du stagiaire. C’est le rôle du Welcome Book. Ce document présente l’entreprise, ses activités, ses équipes, son organisation, les différents bureaux et tous les outils qui seront utiles au stagiaire au cours de sa mission. Pensez à faire un Welcome Book digeste et amusant ;)


Une bonne intégration suppose aussi de préparer les équipes. Annoncer l’arrivée d’un nouveau membre, préparer son espace de travail, créer son adresse mail ou son numéro de téléphone pro : autant de détails qui vont faciliter son arrivée.


Le premier jour


Vive le Welcome Pack

Quoi de plus accueillant qu’un cadeau de bienvenue ? Les Welcome Packs font désormais partie des outils RH. La startup Panopli a développé une offre adaptée, en ligne, qui simplifie la gestion des stocks de goodies. Elle propose des objets originaux - comme un pot de confiture personnalisable ou des masques arty - pour accompagner les traditionnels t-shirts et mugs.


Guest star

Rien de mieux pour intégrer une équipe que de lui être présenté et que chacun se présente à son tour. À distance, le traditionnel café se transforme en vidéo conférence. Cela peut être l’occasion de demander une présentation plus originale au nouveau venu en chanson, sous forme de portrait chinois ou à travers des objets qui le caractérisent et présentés à la caméra.


On fait un tour ?

Pour les grandes équipes, il peut être intéressant d’expliquer quels sont les rôles de chacun et d’introduire le ou la stagiaire dans le fil Slack ou Whatsapp de chacun.


Vis ma vie

L’idéal pour bien comprendre le quotidien d’une boîte c’est de se frotter à son cœur de métier dès le départ. Ainsi, chez Stuart, tous les nouveaux arrivants enfilent la combinaison bleu du parfait coursier, enfourchent leur vélo et livrent fleurs, cookies… Une bonne manière de s'imprégner immédiatement de la culture d’entreprise.


My Buddy

Ce n’est pas toujours évident de poser des questions à son maître de stage. Alors l’idéal est de désigner un buddy : quelqu’un qui a pour mission d’aider la personne en stage à trouver tous les éléments dont elle a besoin.


C’est manifeste

Comment devenir incollable sur les valeurs, l’histoire et la vision de sa nouvelle tribu. Il y a l’option “rencontre avec le fondateur” comme chez Doctolib, Frichti ou Welcome to the Jungle. Ou bien le Manifesto qui reprend le Why de l’entreprise.


Durant le stage

Après un accueil aussi chaleureux, le stage commence sur de bons rails. Et pour éviter les sorties de route, il est évidemment important d’assurer un suivi régulier, avec un rendez-vous fixe en one to one.

Pour la convivialité, on peut garder des moments informels à partager avec les équipes, par exemple en faisant une partie en ligne ou simplement pour échanger à l’heure du café en conf call.

Et pour garder un œil sur l’ambiance de toute l’équipe, des startups comme TeamMood, ont développé des outils simples qui permettent à chaque collaborateur d’indiquer, anonymement, son “mood” du jour, éventuellement assorti d’un commentaire. Un bon baromètre.


D’ailleurs pour faciliter l’arrivée d’un stagiaire à distance, on peut s’appuyer sur bien des outils. Voici 7 solutions qui pourront vous aider.




7 outils pour bien accueillir ses stagiaires


1. Un numéro pro attribué à distance

En télétravail, plus de lignes fixes. Comment fournir un numéro de téléphone professionnel à un stagiaire ? Onoff Business permet de créer des numéros mobiles professionnels pour les collaborateurs et les attribuer à distance depuis une plateforme en ligne. Le stagiaire n’a plus qu’à télécharger l’application Onoff Business pour être joignable sur son numéro pro, depuis son smartphone.


2. Un Welcome Book sous forme d’app

Indispensable support d’accueil, le Welcome Book peut prendre la forme d’une application à télécharger sur son smartphone. Pour cela, pas besoin de savoir coder : la startup PandaSuite propose des templates prêts à l’emploi.


3. Une plateforme RH

Automatiser, tel est le maître mot pour gagner en temps et en efficacité. Workelo permet d’accompagner et d'automatiser 150 tâches RH chronophages de la gestion de documents administratifs à la préparation d'un kit de bienvenue, en passant par les tâches à réaliser ou encore les réunions à planifier.


4. Un accès simple à tous les outils

Comment accéder facilement à tous les outils utilisés dans la boîte ? Dashlane permet de donner accès aux logiciels, tout en gardant les mots de passe secrets, grâce à une gestion fine des utilisateurs. L’application facilite aussi la résiliation des accès, une fois le stage fini.


5. Un gestionnaire de tâches

Un gestionnaire de tâches est déjà très utile en temps normal. Pour le travail à distance, il devient indispensable. Trello permet à chacun de savoir ce qu’il a à faire, gérer les projets en mode collaboratif, retrouver facilement les fichiers, et, pour les managers, suivre l’avancée des missions.


6. Un gestionnaire de signature en ligne

Faire signer les documents administratifs en ligne simplifie grandement la vie, surtout en télétravail. Docusign revendique 33 € d’économie par document, grâce à son système dématérialisé, et 64% de documents signés en moins d’une heure.


7. Deux incontournables

Ils font désormais partie de la vie de tous les télétravailleurs : Teams pour les réunions en visioconférence et Slack, pour des discussions informelles mais structurées.


À cause de la Covid, de nombreuses entreprises ont préféré réduire le nombre de stagiaires accueillis. Pourtant, le stage est un ticket d’entrée incontournable dans le monde du travail. Espérons que ces bonnes pratiques et ces outils permettront à un plus grand nombre d’étudiants et jeunes diplômés d’intégrer le monde de l’entreprise.


*D’après les chiffres de Kiwi RH.


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