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Téléphonie, visio… Les bons outils pour un modèle hybride de télétravail

Updated: Aug 24

Après le confinement, le télétravail s’impose comme nouvelle manière de travailler. Mais ce modèle comporte aussi des inconvénients. Les DRH et collaborateurs veulent inventer une version hybride mêlant présence sur site et travail à distance. Pour les y aider, de nouveaux outils numériques facilitent la collaboration à distance, de la téléphonie en passant par les logiciels de gestion de projets. État des lieux.


Le télétravail plébiscité


La pandémie de coronavirus, et le confinement qui s’en est suivi, ont donné un incroyable coup d’accélérateur à une tendance de fond : le développement du télétravail au sein des entreprises. Selon un sondage réalisé par l’ANDRH et BCG auprès de 458 Directeurs des Ressources Humaines en France, dont plus de la moitié travaillent pour des sociétés de plus de 300 salariés, 85% des DRH jugent souhaitable le développement pérenne du télétravail dans leurs entreprises.

De grands groupes l’ont déjà annoncé. PSA qui veut faire du télétravail la référence pour ses collaborateurs et lance dès l’automne une présence sur site limitée à une journée à une journée et demie par semaine, en moyenne pour les salariés dans le tertiaire, le commercial et la recherche-développement.

Dans le même esprit, la MAIF étend le travail à distance à l’ensemble de ses salariés, avec deux à trois jours de présence par semaine. L'alternance entre les périodes de présence et de travail à domicile est conçue pour conserver le lien social. L’accord trouvé par le groupe a rencontré l’adhésion de tous les représentants des syndicats du groupe (CAT, CFDT, CFE-CGC, CGT, FO et UNSA).

Sans surprise, c’est dans le domaine de la tech, que le télétravail est le plus plébiscité. 89% des salariées de la tech souhaitent télétravailler davantage, selon un sondage sur 2000 développeurs dans 94 pays, lancé par la plateforme CodinGame, spécialisée dans le recrutement des développeurs.

Il faut dire que pour 93% des DRH interrogés le recours au télétravail permet de mieux répondre aux attentes des collaborateurs en termes de bien-être, de temps de transport ou d’équilibre, et d’accroître l’attractivité de leur entreprise. Ils en attendent aussi plusieurs bénéfices : une productivité en hausse (pour 64% d’entre eux), une réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise (61%) et pour un tiers, des gains immobiliers potentiels.

Grâce à cette période compliquée, les entreprises se sont équipées pour permettre le travail à distance : ordinateurs, logiciels, téléphonie… Maintenant, ce sont nos manières de travailler qui doivent aussi évoluées. Car cette expérience du télétravail à grande échelle imposée par le confinement n’a pas fait que des heureux et a aussi montré les limites du modèle.


Les limites du télétravail


Seul un salarié sur six aimerait télétravailler tous les jours selon une enquête Ipsos. Les salariés ne sont que 17% à envisager une carrière en «tout télétravail». Pourquoi cette réticence ? Dans les raisons invoquées, on trouve la difficulté à mener des projets à distance : 84% du panel trouve plus difficile de les mener à distance. 81% des salariés jugent également difficile de traiter les urgences en télétravail et 77% ont du mal à s'assurer de la qualité du travail des personnes qui travaillent avec elles.

En 2017, une étude réalisée par l’Organisation Internationale du Travail et s’appuyant sur des recherches effectuées dans 15 pays, tirait la conclusion que l’excès de télétravail pouvait être dangereux.

Parmi les excès rencontrés, le fait de brouiller les frontières entre vie privée et vie professionnel. Les horaires flexibles des télétravailleurs peuvent venir tout simplement empiéter sur la vie personnelle. Même si les entreprises encouragent à ne pas travailler plus d’heures que nécessaire et à se déconnecter le weekend, le collaborateur, seul devant son ordinateur, doit être capable de couper de lui-même. Le burn-out n’est pas absent du télétravail.

Le risque d’isolement compte parmi les complications liées au télétravail, toujours selon l'étude de l’IFOP. Pour des collaborateurs déjà isolés dans leur vie personnelle, ne pas avoir les contacts humains du travail ajoute à la solitude. Avec derrière un risque d’augmentation de l’anxiété et de la dépression. En télétravail, on est privé des interactions à la pause-déj ou à la machine à café.

Alors pour trouver un meilleur équilibre, de nombreuses entreprises prônent un modèle hybride, alliant travail à distance et sur site.


Vers un modèle de télétravail hybride


Ainsi 45% des DRH se disent faveur d'un modèle «hybride», mêlant présentiel et télétravail. 60% des sondés envisagent d’avoir plus d’un quart de leurs salariés en télétravail avec une moyenne de 2 jours par semaine. Et seules 10% des entreprises envisagent un modèle où plus de 75% des salariés travaillent plus d’un jour par semaine en télétravail.

Avec un modèle hybride, les managers espèrent obtenir le meilleur des deux mondes. Mais pour cela, il faut pouvoir changer de mindset et ne plus travailler avec les modèles de la présence en entreprise. Car pour faire fonctionner le travail à distance, il est important de mettre en place les bons outils. À plusieurs niveaux : en équipant les salariés convenablement (ordinateur portable, téléphonie pro, micro et écouteurs à réduction de bruit…), en utilisant des process qui facilitent le travail à distance (partage des documents centralisés et dans le cloud, outils collaboratifs…) et bien sûr l’utilisation de solutions numériques adaptées au télétravail et auxquelles les collaborateurs sont formés.

De la téléphonie aux logiciels permettant de recréer une machine à café, voici les outils permettant de répondre aux limites du travail à distance et répondre aux besoins des collaborateurs.


Téléphonie, visioconférence : les outils pour répondre aux limites du télétravail


Protéger la vie personnelle avec la solution de téléphonie Onoff


Quand on travaille de chez soi, ou à distance, difficile de couper complètement du boulot pour se détendre et se ressourcer. Afin d’éviter l’excès de stress, les entreprises peuvent faciliter la déconnexion en proposant des outils qui séparent vie pro et vie perso. Disposer d’un numéro de portable professionnel, comme le propose Onoff business, permet de mettre en pause les appels concernant le boulot en dehors des horaires de travail. Installé directement sur le smartphone du collaborateur à travers une application, Onoff représente aussi l’avantage de s’installer complètement à distance.


Favoriser la concentration avec Freedom


Si l’avantage du télétravail est de favoriser la concentration, la situation peut vite se détériorer avec tous les outils utilisés… pour le télétravail. Ping ! un nouveau mail, Ting ! un nouveau message, Dring ! un nouvel appel. Pour mettre les notifications en pause, le temps de finir une tâche, l’application Freedom bloque les notifications des réseaux sociaux et autres sites secondaires qui viennent vous déconcentrer


Gérer les projets d’équipe : Asana, Trello, Basecamp


S’organiser à distance, cela s’apprend. Et avoir le bon outil pour le faire peut grandement aider. Asana permet d’optimiser la collaboration et la communication au sein des équipes en créant des projets et des tâches. Dans la même veine, Trello propose d’organiser les projets via des tableaux et des colonnes qui répertorient les tâches à réaliser. Quant à Basecamp, la plateforme centralise les discussions, les documents et facilite les échanges entre les différents participants. Particularité : l’entreprise travaille en full-remote !


Créer une machine à café virtuelle : Slack, blog ou Discord


Comment créer de la convivialité à distance ? Des outils (et les Gif animés) sont là pour ça. Slack, la solution de messagerie instantanée qui fonctionne par chanel selon les thématiques et les intervenants, s’est imposée pour le travail collaboratif et les échanges à distance facilités. Automattic, l’éditeur de Wordpress, dont les équipes sont en 100% télétravail, utilise des blogs participatifs pour que les collaborateurs à travers le monde échangent sur des sujets aussi variés que le sport ou les tatouages. Discord est une plateforme développée à l’origine pour les gamers et qui facilite les échanges en direct via l’audio, la visio ou le partage d’écran.


Faciliter la compréhension : partage Zoom ou Google Meet


La communication, en présentiel ou à distance, est toujours clé dans une entreprise. Rien de mieux que de montrer sur son écran, là où on en est, le truc qui nous bloque ou la dernière source d’inspiration que nous avons trouvée. À distance, le partage d’écran est indispensable. Des outils comme Zoom ou Google Meet offrent de bonnes solutions techniques pour le permettre.


Lutter contre l’isolement : le logiciel de visio ou l’espace de coworking


Pour ne pas se sentir, il est important que toutes les interactions ne passent pas que par l’écrit. Les logiciels de visioconférence déjà cités, Zoom ou Google Meet, peuvent alors être utiles. Faire le point en direct live avec son collègue est toujours plus chaleureux.

Quant au télétravail, il ne faut pas le confondre avec travail à domicile. Désormais de nombreux espaces de coworking permettent les échanges à la machine à café et les déjeuners à plusieurs, tout en permettant de travailler depuis plusieurs endroits en France ou plus près de chez soi.


Le télétravail s’installe dans notre routine. Et pour n’en garder que les meilleurs côtés, on espère que ces quelques conseils et outils, de la téléphonie au gestionnaire de projet en passant par les solutions de visioconférence, vous aideront à en profiter au maximum.


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