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Bureaux hybrides : quelles solutions pour les nouveaux espaces de travail et le télétravail


Nos bureaux deviennent hybrides. Qu’entend-on par là ? Pourquoi cette transformation ? Comment se traduit-elle dans les faits ?


Onoff Business accompagne cette évolution grâce à son système de téléphonie mobile dans le cloud, qui permet d’accéder à son numéro pro que l’on soit à la maison, au bureau ou en déplacement. Quels sont ces changements auxquels nous assistons ? Quelles sont les solutions apportées pour les accompagner ?



Comment le télétravail influence-t-il nos bureaux ?


Le monde du travail connaît de profondes mutations, renforcées par la pandémie de Covid 19. Le télétravail se multiplie au point que nous devenons de plus en plus des travailleurs nomades. Installés à la maison, parfois au bureau ou encore en déplacement. Les employeurs se demandent alors que faire des vastes bureaux dont ils disposent. Comment rendre les lieux attractifs pour y attirer les salariés ? Comment en faire des lieux flexibles qui changent selon les besoins ?


Avant même le covid, le télétravail était déjà en progression. Une étude du cabinet Michael Page indique que la possibilité de travailler depuis chez soi pour les salariés était en progression de 11% entre 2017 et 2018. Une tendance accélérée par le confinement qui a permis aux entreprises de tester et d’adopter le travail à distance. Dans son rapport “Le travail en chantier”, le cabinet The Boson Project parle d’un “rattrapage forcé et accéléré” au télétravail pendant la pandémie. Le taux de télétravailleurs en France est passé de 20% à 41% aujourd’hui.


Après une phase d’adaptation, le travail à distance s’est massifié et a montré qu’il fonctionnait. Non sans écueils : sur-sollicitation, difficile partage de sens, épuisement des managers… Sans parler de l’équilibre vie pro et vie perso fortement bousculé par le télétravail. Désormais, les organisations veulent porter une vision pour leur entreprise, capable de marier les aspirations du collectif à une plus grande flexibilité et les enjeux humains et immobiliers.


Résultat : on revient à une position d’équilibre qui mixe télétravail et présentiel. Avec des bureaux qui doivent se réinventer pour être plus au service du collectif, de l’interaction et de l’intégration des nouveaux arrivants. Les bureaux hybrides se développent.



Un bureau hybride, ça ressemble à quoi ?


Plus qu’un espace, les bureaux hybrides doivent s’adapter à un usage et être également le reflet des valeurs de l’entreprise. L'objectif consiste à rendre les salariés fiers de leur lieu de travail. Différentes solutions s’offrent aux entreprises pour s’adapter.


Les concepts sur lesquels reposent les bureaux hybrides

Flex office ou Smart office

Le flex office ou smart office consiste à modifier l’espace de travail selon les besoins des salariés, la culture et les comportements. Ici le bureau n’est plus attribué à une personne, chacun peut s’installer où il le souhaite en fonction de ses besoins, des personnes avec qui il doit échanger pour tel ou tel projet. Bien amené et co-conçu avec les équipes, il permet plus de mouvements et d’émulation.


Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le flex office n’est pas nouveau. Il apparaît dans les années 1990, adopté par les grands cabinets de conseils dont les collaborateurs travaillent plus souvent chez les clients. Dans les années 2010, il est déjà adopté en France par des entreprises comme Sanofi ou la Société générale.


Corpoworking

Le corpoworking consiste à développer un réseau d’espaces de coworking au sein d’une organisation. Ainsi les salariés peuvent aller au bureau, mais ce bureau n’a pas toujours la même adresse. Ce réseau d’espaces de travail devient alors le siège de l’entreprise.


Les aménagements des bureaux hybrides

En plus de ces concepts qui changent la manière d’appréhender les espaces de travail, c’est la décoration et l’architecture mêmes qui se modifient et se conforment au besoin de connectivité à distance, de flexibilité et cohésion d’équipe.


Phone box

Pour ne pas déranger ses collègues lorsque l’on passe ses appels.


Salles de créativité

Pour les brainstormings en équipe, avec son lot de post-it et de marqueurs.

Espaces de silence

Salle dédiée à la concentration et aux travaux sur le long cours.

Espaces de rencontre

La cafétéria se fait cuisine chaleureuse pour devenir ce lieu central où se croiser : cette fameuse machine à café qui nous manque tant à distance pour échanger avec les collègues.

Campfire

Des salles de réunion en cercle pour des réunions en mode “feu de camp” ou des évènements en interne.

Parois amovibles

Pour modifier l’organisation des bureaux, rien de mieux que de pouvoir créer un mur ou l’enlever selon les besoins.

Bureaux multifonctions

Leur hauteur s’ajuste, ils se transforment en paperboard ou encore s'imbriquent avec la chaise pour se ranger facilement et l’espace libre derrière eux.

Casiers

Pour que chacun puisse laisser ses affaires tout en gardant les espaces de travail libres.



Des exemples inspirants de bureaux hybrides


Ces nouvelles formes de bureaux hybrides sont déjà testées par les entreprises.

Microsoft et le corpoworking

300 employés de Microsoft peuvent aller travailler dans les espaces de coworking de WeWork répartis dans New York. Grâce à ce fonctionnement, les salariés réduisent leur temps de transport et arrivent plus en forme. 84% ont déclaré se trouver plus productifs grâce à l’accès à ces espaces plus proches et 74% assurent qu’ils leur permettent de se rapprocher de leurs clients.

Société générale et les espaces réinventés

La Société Générale a repensé ses bureaux et pas des moindres : son espace de 126 000 m2 est pensé pour accueillir 9000 collaborateurs. Il a été baptisé Les Dunes et dispose d’une grande variété d’espaces de travail ainsi que des services comme un restaurant, une salle de fitness, une salle de jeux.

BNP Paribas et le flex office

La banque s’est posée la question du flex office dès 2016. Un sacré challenge puisqu’il a fallu “passer de 350 bureaux individuels attribués à 15, de 80 % d’ordinateurs fixes à 95 % de portables, supprimer totalement les téléphones fixes au profit de 2500 smartphones”, comme le rapporte le site cowork.io. BNP Paribas a également créé 1100 places de salle de réunion, travaillé sur le partage des documents dans le cloud et imaginé un endroit où l’on soit fier de travailler avec fitness, conciergerie, auditorium…

Google et le bureau post-covid

Le géant américain révélait les nouveaux bureaux sur lesquels il travaille suite à la pandémie. Espaces aménagés à l’extérieur quand les températures sont clémentes, salles de réunion en cercle alternant siège pour les intervenants présents et écrans dédiés à chaque personne qui assiste à la réunion à distance. Parois gonflables pour créer des espaces et climatisation à chaque poste pour s’adapter aux besoins individuels. Une nouvelle manière de concevoir le bureau !


Ainsi ce qui caractérise les nouveaux espaces de travail hybrides c’est qu’ils sont mouvants et qu’ils mélangent des lieux privés et ouverts. « Demain, les gens iront au travail pour participer à des activités sociales à forte valeur ajoutée, travailler sur des sujets complexes qui nécessitent des schémas ou d'être créatifs, avoir un échange bilatéral sur un sujet à forte charge émotionnelle comme l'entretien annuel, ou travailler en mode task force pendant un mois », donne en exemple aux Echos Olivier Brun, directeur associé du cabinet Greenworking. Ainsi de plus en plus, les aménageurs d’espace pensent les bureaux avec les mêmes codes que l’hôtellerie avec des espaces d’accueil et de détente.



Les nouvelles solutions adaptées aux bureaux hybrides


Ces bureaux hybrides nécessitent de nouveaux logiciels et de nouvelles solutions pour répondre à des exigences inédites.


Des logiciels pour smart office

L’occupation des bureaux devenant flexible, les managers doivent s’assurer d’un certain taux d’occupation et proposer des outils pour réserver sa place. Ainsi de nombreux logiciels, parfois associés à des balises bluetooth, mesurent la fréquentation et permettent à chacun de trouver sa place. On peut citer Ubigreen, Moffi ou encore Swizi.

De l’énergie nomade

Travailler de manière nomade, où l’on veut, c’est bien. Jusqu’à ce que l’on soit à court de batterie. Pour s’adapter à des bureaux toujours changeants, O’Sol propose des batteries 3.0 capables de recharger un ordinateur et qui s’emportent où l’on veut. Il suffit de les remettre sur leur socle le soir.

Une téléphonie dans le cloud

Comment rester joignable que l’on travaille de chez soi, d’un bureau ou de la cafétéria ? Grâce à un numéro de portable professionnel, accessible depuis une simple application. Onoff Business offre aux entreprises cette solution. Elle permet aux managers d’attribuer facilement un numéro pro à l’ensemble des collaborateurs. Les salariés bénéficient d’un service immédiatement opérationnel.

Un système de visioconférence réinventé

Microsoft a vu son service Teams explosé avec les confinements. La société dirigée par Satya Nadella a mis le logiciel au cœur de ses solutions et à annoncer de nombreuses fonctionnalités nouvelles. Par exemple, Microsoft Rooms s’équipe de caméras intelligentes capables de zoomer sur la personne d’un groupe qui prend la parole. Quant à PowerPoint, il s'enrichit du service Cameo qui permet d’intégrer la vidéo Teams directement dans les slides.

Onoff Business est la solution de téléphonie d’entreprise intégrée à Teams. Il permet d’être joignable dans l’interface par n’importe qui, y compris des personnes en dehors de l’entreprise, via un numéro de portable et d’appeler également d’autres numéros de téléphone.


Des espaces hybrides, dont on est fier, et qui rappellent plus un hôtel qu’un centre d’appels : voilà de quoi nous réjouir et nous redonner envie d’aller au bureau !



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